Abacu

הבעיה

החודש של משרד רואי חשבון הוא בעיקר הקלדה. חשבוניות מגיעות כקובצי PDF, כתמונות וכקבצים מצורפים למייל, בלי שום פורמט קבוע, ומישהו קורא כל אחת, שולף ממנה את הספק, התאריך, הסכומים והמע״מ, מחליט לאיזה חשבון בתוכנית החשבונות היא שייכת ומקליד אותה לכרטסת. זו העבודה הכי פחות מעניינת במשרד, ומשם מגיעות הטעויות.

הפתרון המתבקש, "שמודל יקרא את החשבונית", פותר רק את החצי הקל. חילוץ הנתונים כמעט פתור. סיווג לא: לאיזה מחשבונות המשרד שייכת חשבונית של ספק מסוים זו החלטה שמשתנה בין לקוח ללקוח, ושיושבת בראש של מי שעושה את זה כבר שנים.

מה בניתי

Abacu הוא חצי הקליטה של פלטפורמת הנהלת חשבונות בעברית למשרדים ישראליים. חשבונית נכנסת, Gemini שולף ממנה את הספק, התאריך, הסכומים והמע״מ, והמערכת מציעה חשבון.

מה שקורה אחר כך תלוי בכמה היא בטוחה. חשבונית עם רמת ביטחון גבוהה מספק שהמשרד כבר מכיר מאושרת אוטומטית ועוברת ישר. כל השאר נוחת בתור בדיקה, עם הנתונים שחולצו מוצגים ליד המסמך, כך שמנהל החשבונות מאשר ולא מקליד.

הלולאה שחשובה

התיקונים הם המוצר. כשמנהל חשבונות מעביר חשבונית לחשבון אחר, זה נרשם כשיוך של ספק לחשבון עבור אותו לקוח, ולא כעריכה חד-פעמית. החשבונית הבאה מאותו ספק מגיעה כבר נכונה ומדלגת על התור. המערכת מתחילה כללית והופכת לספציפית לתוכנית החשבונות של כל משרד תוך כדי שימוש, כלומר החודש הראשון והמייגע הוא מה שקונה את החודש השני השקט.

הייצוא מתחבר לתוכנת הנהלת החשבונות שהמשרד כבר עובד איתה, כי אף אחד לא יחליף תוכנה בשביל כלי חדש. אותם כללים רצים בתור הבדיקה, בייצוא ובטסטים, כך שתיקון במקום אחד לא מתפספס במקום אחר.